In questo articolo ti parlerò di to do list e, soprattutto, di come realizzarla in modo efficace attraverso alcuni consigli.
Gli elenchi di cose da fare permettono di ottenere chiarezza nella tua mente, riducono lo stress di ricordare continuamente, di dire “cosa dovevo fare?” ed eliminano la possibilità di scordare qualche attività.
La scrittura è stato uno dei primi media sviluppati dall’essere umano.
È un supporto, un mezzo che ha alleggerito notevolmente la pressione sulla mente degli individui.
Scrivere una to do list, in particolare, delega il ricordo e il peso della memoria a un ente esterno alla persona.
È così che mettere per iscritto, si tratti di una storia, di un pensiero, di un appunto, aiuta a raggiungere i propri obiettivi in modo più efficiente.
Le scadenze e gli impegni, lavorativi ma anche personali, segnati nero su bianco rendono più evidenti le azioni da svolgere.
Contenuti dell'articolo
To do list: perché è importante?
La chiarezza e la serenità mentale sembrano un sogno nelle giornate piene di impegni.
Ecco una delle ragioni per le quali una to do list non solo è importante, ma addirittura essenziale.
Scrivere i tuoi impegni ti aiuterà a visualizzarli, comprenderli in modo più sereno e di conseguenza affrontarli con meno pressione.
Al di là dell’esercizio di scrittura fisico, ottimo per la memorizzazione, stilare una lista di cose da fare è fondamentale per ottimizzare al meglio la tua giornata.
Si tratta quindi di un miglioramento metodico e sistematico nel tuo lavoro e nella tua vita.
Tutto questo parte da un gesto semplice, spontaneo: un elenco.
La to do list è quindi un supporto necessario per la tua produttività (sia lavorativa che personale).
Segnare le attività da svolgere ti aiuterà in primo luogo a rispettare le scadenze.
Portare a termine una serie di azioni garantirà una maggiore produttività, nonché una soddisfazione e gratitudine per il lavoro svolto.
Non dimenticare la riduzione di stress.
Demandare ad un elenco il ricordo delle tue mansioni ti consentirà di alleggerire la mente.
Non dovrai più memorizzare tutto, qualcos’altro lo farà per te.
Inoltre, affrontare il lavoro con meno pressioni ti permetterà di svolgerlo al meglio e in modo più semplice.
In ultimo, non tralasciamo l’importanza dell’organizzazione.
Sapere cosa si dovrà affrontare nell’arco della giornata ti permetterà di gestire il tuo tempo al meglio.
Non correrai più dietro agli impegni ma, attraverso la to do list, sarai in grado di organizzare i tuoi momenti.
Ricorda che coordinare in modo attento e chiaro i tuoi doveri riduce la confusione, l’ansia, contribuendo in modo attivo al tuo benessere.
Organizza la tua to do list
La to do list è un supporto per le tue giornate.
Tieni a mente questo aspetto perché non deve diventare uno dei tanti impegni.
Cosa significa?
L’organizzazione della tua lista deve essere agile, veloce, facilmente comprensibile e semplice da utilizzare.
Questo vuol dire che non deve farti perdere più tempo di quanto te ne faccia guadagnare.
Dunque, coordina le attività in modo chiaro e considera di ognuna tre principi: cosa, quando e dove.
Avere presente l’impegno, il tempo, definendo quindi una scadenza, e il luogo, ti aiuterà a mappare efficacemente la tua giornata.
Inoltre, delineare un momento e una località specifici per un evento, consentono di realizzare collegamenti e facilitare ulteriormente l’organizzazione della vita.
Ad esempio, svolgendo un lavoro simile a quello precedente.
Nel concreto questo eviterà azioni inutili, riducendo perdite di tempo.
Strumenti per creare la tua to do list
Dove posso creare una to do list?
Dal semplice foglio bianco sul quale scrivere a vere e proprie agende, digitali e non.
I supporti utilizzabili per creare una lista sono molteplici.
L’efficiente bloc notes risulta senza dubbio intramontabile ma al suo fianco, sono stati sviluppati i software più disparati, per organizzare i tuoi impegni comodamente dal tuo smartphone.
Tra le app migliori si trova Akiflow, ma anche il sito Remember The Milk, dove è possibile sviluppare una lista di attività, di qualsiasi tipo.
Ricorda che un alleato per la tua to do list, anche se ad un livello più basico è il calendario, digitale ma anche cartaceo.
Segnare ogni appuntamento è il primo passo per abituarsi all’organizzazione della propria vita.
Gestire le cose da fare
1. Scegli un supporto (cartaceo o digitale)
Sei ancora una persona da carta e penna o preferisci avere tutto a portata di click?
Come già detto ci sono soluzioni per entrambe le scelte. Individua il supporto giusto e più efficace per te.
Se vuoi optare per la tecnologia, tieni a mente anche Trello o Todoist tra le diverse app adibite a questa funzione.
In caso non trovassi quella giusta per te non c’è nulla di male, cercane di nuove e sperimenta.
2. Fissa un momento per la pianificazione giornaliera
La sera prima di andare a dormire o prima di iniziare una giornata piena di impegni, concediti un momento per organizzare il tuo tempo.
Pianificare ti eviterà perdite di tempo inutili, perciò dedica quei pochi minuti a coordinare le tue attività.
3. Mantieni le cose semplici
Keep it simple.
Buon motto, vero?
La semplicità è fondamentale in una to do list.
Ricorda che si tratta di un apparato per ridurre al minimo la perdita di tempo e che il suo obiettivo principale è quello di eliminare la confusione che hai in testa.
Scrivere una lista di cosa da fare vuol dire fare ordine, nella propria giornata ma anche nella propria mente.
Non complicare inutilmente, scegli la strada semplice ed efficace.
4. Dai le giuste priorità
Segnare i propri impegni serve per rendere ancora più evidenti scadenze imminenti e priorità di ogni lavoro.
Ordina per importanza e urgenza e non sovraccaricare le tue giornate.
5. Decidi i giusti orari
Sii ragionevole nel definire gli orari.
Non considerare troppo tempo ma nemmeno troppo poco per portare a termine un impegno (qui ti consiglio di usare la tecnica del pomodoro)
Inoltre, delineare con gli orari ti aiuterà ad avere una visione d’insieme più chiara.
6. Spacchetta le attività
Qual è uno dei maggiori ostacoli nel fare le cose?
Scoraggiarci ancora prime di iniziare.
Un lavoro “grosso” può esattamente fare questo nella nostra testa.
Non considerare attività troppo impegnative come un blocco unico: dividi in piccoli segmenti un lavoro più grande.
Procedi per tematica, numero di pagine, tot contatti, eccetera.
Spacchetta e dai un tempo a ogni mini-attività.
In questo modo riuscirai a definire con più lucidità la durata di ciascuna azione, ponderando meglio le tue scelte ed evitando di sovraccaricare il giorno.
To do list: pro e contro
Se da un lato abbiamo considerato tutti gli aspetti positivi di una to do list, è bene tenere presente anche i contro.
Gli aspetti negativi non mancano ma sono perlopiù relazionati ad una lista creata in modo errato.
La lista delle attività è un tuo alleato, non un tuo nemico.
Spesso, vedere scritto tutto ciò che si deve affrontare può trasmettere ansia.
Altra difficoltà può essere non riuscire a stabilire un ordine di priorità, confondere i vari impegni.
C’è da dire, però, come creare una to do list fondata sulla semplicità e sulla chiarezza, rimanga un’abitudine quotidiana che migliorerà radicalmente le tue giornate.
Life Coach, Dottore in Tecniche Psicologiche e Specialista in Comunicazione e Marketing. Curioso per passione e con tanta esperienza sul campo. Lettore compulsivo di noir, amo i film d’autore, il cyberpunk e la musica lo-fi. Se senti di avere bisogno di una mano per migliorare la tua vita, sono la persona giusta.
