La gestione del tempo è uno dei più grandi problemi della nostra vita.
Ti capita mai di pensare di non avere abbastanza tempo?
…e poi effettivamente non averlo?
(Magari senza neppure saper trovare motivi concreti)
Ti sembra di avere a disposizione intere giornate e finisci per non concludere nulla.
O al contrario, ti ritrovi a dover incastrare mille impegni senza riuscire mai a terminare niente?
Se queste parole ti sembrano familiari… allora questo articolo fa al caso tuo.
Qui troverai diversi consigli per imparare a dare le giuste priorità e gestire al meglio il tuo tempo.
Contenuti dell'articolo
Cos’è la gestione del tempo?
La gestione del tempo, o time management, è una pratica essenziale di organizzazione della vita privata o professionale.
Alcune semplici strategie possono aiutare a scandire meglio le tue giornate.
In cosa consiste?
Si tratta di metodologie interessate a semplificare le tue azioni e ad aumentare la tua produttività.
Il time management è una struttura sistematica, fondata su un ordine di priorità volta a favorire una migliore distribuzione del tempo.
Nel lato pratico, questo si traduce in un insieme di consigli ed esercizi con lo scopo di agevolare l’organizzazione.
Ovviamente, coordinare il proprio tempo e il proprio lavoro svolge una forte influenza che travalica il puro aspetto di gestione.
Perché devi gestire meglio il tuo tempo?
Il tempo costituisce la risorsa più importante.
Soprattutto in una società iperattiva come la nostra, la possibilità di raggiungere più obiettivi nel minor tempo possibile è sicuramente apprezzata.
Non da sottovalutare è anche il benessere di ciascun individuo.
Una migliore organizzazione del tempo ridurrà i momenti morti e ti consentirà di focalizzare in modo più chiaro e diretto un determinato scopo.
Suddividere le proprie attività permette di affrontare con maggiore serenità il lavoro, eliminando quella fastidiosa sensazione di aver sprecato del tempo.
Infatti, la gestione del tempo non è solo organizzazione ma anche ottimizzazione.
Una gestione migliore del tuo tempo porterà ad una maggiore concentrazione, dunque un minor impegno mentale.
È comune, soprattutto oggigiorno sottovalutare il carico psichico al quale si è sottoposti, dando priorità allo svolgimento del lavoro piuttosto che alla propria salute.
Organizzarsi sarà un ottimo modo per salvare capra e cavoli.
Come già detto, vi aiuterà a massimizzare i vostri risultati nel minor tempo possibile, influenzando in modo positivo il vostro approccio al lavoro.
7 tecniche per una migliore gestione del tempo
Perfezionare la ripartizione del tempo costituisce un vantaggio su vari fronti.
Dapprima dal punto di vista strettamente organizzativo, in secondo luogo in una prospettiva di efficacia del proprio lavoro.
In ultimo, ma non per importanza, per stare meglio con se stessi e con le attività da svolgere.
Attraverso questi semplici passi imparerai a dare valore al tuo tempo, a definire le tue priorità e a raggiungere i tuoi obiettivi con maggiore tranquillità.
1. Impara a tenere un’agenda
Fin dalla tenera età ci viene insegnato a tenere un diario, nel quale custodire i propri pensieri e i propri impegni.
Scrivere, infatti, aiuta a memorizzare e a elaborare in modo più chiaro.
La chiarezza nell’organizzazione gioca un ruolo fondamentale. Pensare in maniera più lineare agli impegni che si dovranno affrontare, renderà il vostro lavoro più semplice.
Una pianificazione più accurata, anche dal punto di vista visuale, permetterà di tenere sott’occhio tutte le attività da svolgere. Questo ti eviterà sovrapposizioni spiacevoli e inutili perdite di tempo.
Affidati a strumenti come agende, diari, planner, calendari, sia digitali che non. Svuota la tua mente e delega a questi mezzi la pianificazione della tua giornata.
Leggi qui per scoprire il potere della To-Do List
2. Pianifica in anticipo le giornate
Non ridurti all’ultimo secondo, organizza in anticipo i tuoi impegni.
La pianificazione è essenziale nel time management e, avere una prospettiva a lungo termine non può che essere d’aiuto.
Creare una to do list è efficace per completare i propri impegni ma una pianificazione davvero efficace e realizzata per tempo ha un vantaggio ulteriore.
Non si tratta solo di ordine mentale ma anche dell’attitudine con la quale ci si relaziona al lavoro.
Conoscere in anticipo i tuoi impegni ti consentirà una preparazione maggiore e probabilmente un esito migliore.
3. Matrice di Eisenhower
Tra i suggerimenti per gestire al meglio le tue giornate è sicuramente la matrice di Eisenhower.
Di cosa si tratta?
Il modello, anche detto matrice delle priorità, ha l’obiettivo di delineare le attività sulla base della loro urgenza.
Per capire come organizzare in modo più efficace il proprio tempo è bene comprendere l’impellenza di una data azione.
A determinare la precedenza di un impegno è proprio, spesso, la scadenza o necessità immediata.
Al contrario, risultano come importanti tutte le altre attività ma non per questo urgenti.
Spesso si considerano in questa categoria progetti a lungo termine, per i quali si rivela importante pianificare con anticipo.
La matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione del tempo che chiarisce proprio questa distinzione.
Definire le azioni sulla base della loro importanza aiuta a organizzare in modo produttivo il lavoro e a raggiungere in modo più semplice i propri obiettivi.
La definizione di priorità delle azioni è data dalla posizione assunta dall’attività nella matrice.
Il modello si divide in quattro quadranti, condizioni sulla base delle quali verrà definita l’importanza dell’azione.
Urgente e importante costituisce il massimo livello di impellenza, un’azione che andrà eseguita con l’assoluta priorità.
Urgente ma non importante sarà un’attività da svolgere ugualmente nel breve termine ma non tale da essere prioritaria.
Ciò significa che le si deve concedere una priorità unicamente temporale: delega l’impegno in modo da poter volgere la tua attenzione a funzioni più rilevanti.
Qualcosa di non urgente ma importante dovrà essere programmato per il futuro.
Non deve essere sottovalutato il suo rilievo ma non avrà la priorità su altre azioni.
In ultimo, si considera ciò che non è né urgente, né importante … da eliminare.
4. Tecnica “Getting Things Done” per la gestione del tempo
Getting Things Done è il titolo di un libro di David Allen (Detto, Fatto!), un vero e proprio manuale per la produttività senza sforzo.
Il GTD, acronimo che identifica il metodo, ha l’obiettivo di svuotare la mente dal tormento di ricordare cosa deve essere fatto.
Questo sistema si basa sull’affidamento a enti esterni, delegando il pensiero a memorie esterne.
A differenza della matrice di Eisenhower, non viene definito un ordine di priorità.
Secondo la teoria del Detto, Fatto le liste di azioni consentono di liberare i propri pensieri dall’idea dell’impegno, lasciando più spazio all’efficienza e alla produttività.
5. Assegna priorità a ogni azione
Definire le priorità è un passo importante nella pianificazione.
Stilare una lista sulla base della necessità e dell’urgenza di un’attività ti sarà d’aiuto nella visione d’insieme dei tuoi impegni.
Soprattutto, ricordati di eliminare tutto ciò che è inutile.
Tieni a mente che azioni superflue fanno perdere tempo che potresti dedicare ad altro.
6. Dai scadenze e elimina distrazioni
Altro consiglio per organizzare meglio il tuo tempo è dare una scadenza a ciascuna attività.
Ogni obiettivo deve avere uno svolgimento e una durata ben chiari nella tua mente.
Circoscrivere le azioni definirà la tua concentrazione.
Concentrarsi su un’attività alla volta aumenterà la tua produttività, limitando il rischio di accumulo di lavori non svolti.
E poi disattiva ogni notifica online
“Non disturbare” è una funzione ormai comune alla maggior parte dei dispositivi.
Tra le tecniche migliori per aumentare la propria efficienza c’è l’eliminazione di ogni distrazione.
Ridurre tutto ciò che non è importante comprende anche le infinite notifiche dei social media: blocca qualsiasi notifica che possa attirare la tua attenzione e deconcentrarti.
Tieni a mente che anche una minima interruzione può ledere la tua produttività.
Leggi anche come non sprecare tempo
7. Gestione del tempo e Legge di Parkinson
Cyril Northcote Parkinson, storico navale e scrittore nel 1958 pubblica il saggio La Legge di Parkinson.
Seppur con un intento umoristico, nello scritto vengono affrontate tematiche importanti come il funzionamento di dinamiche economiche.
Tra le varie analisi presenti nel testo, la prima legge costituisce un punto cardine per le tecniche di time management.
Secondo Parkinson il lavoro si estende fino a coprire tutto il tempo disponibile.
Sembrerà paradossale, ma più tempo si ha a disposizione, più risulterà complesso affrontare in maniera lesta e definitiva un impegno.
Questo si concretizza nella diretta proporzionalità tra l’inefficienza del lavoro e la quantità di tempo utilizzabile.
Se ne deduce come avere dei tempi ristretti aumenti la produttività.
Concentrare tutte le energie in un breve intervallo ti aiuterà a terminare il lavoro in modo più veloce e meno stancante.
